Административный контроль

В процессе эволюционного развития системы организа¬ционного контроля сформировалось и прочно вошло в тео¬рию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности как контроллинг.
Э. А. Смирнов определяет контроллинг как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объектив¬но и качественно проанализировать и оценить работу орга¬низации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.
При этом указанный автор выделяет четыре основные составляющие контроллинга:
• административный контроль;
• технологический контроль;
• ревизия;
• функциональный, комплексный и системный аудит.
Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информа¬ции об эффективности функционирования и текущем состоя¬нии управляющей системы организации.
Исполнительный контроль предполагает осуще¬ствление всех видов деятельности по оценке текущего со¬стояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.
М. М. Максимцов считает, что под административным контролем следует понимать контроль соответствия реальных полномочий руководителя (испол¬нителя) полномочиям, зафиксированным в документах, рег¬ламентирующих деятельность организации.
Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направлен¬ную на определение текущего состояния управляющей под¬системы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.
Основная цель контроллинга в целом и административ¬ного контроля в частности состоит в своевременном получе¬нии информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все систе¬мы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фак¬тических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функцио¬нирования организации.
Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффектив¬ность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.
Основные принципы административного контроля опи¬раются на четыре составляющие, позволяющие руководи¬телю организации определить что, когда и где контролиро¬вать, а также кто должен осуществлять контроль.
Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются эле¬ментом планирования.
Принцип места контроля состоит в том, чтобы руково¬дитель организации выяснил, в каких структурных под¬разделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функциониро¬вания.
Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности инфор-мацию и быстро реагировать на происходящие изменения.
Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работ¬никам фирмы возможности самим осуществлять оценку ре¬зультатов собственной деятельности и своевременно вно¬сить в нее необходимые коррективы.
В системе административного контроля любой органи¬зации можно выделить три основных тесно взаимосвязан¬ных элемента, а именно:
• установление стандартов состояния и функционирова¬ния управляемой системы;
• оценка текущего состояния управляющей системы и про¬исходящих в ней процессов на предмет выявления возмож¬ных отклонений;
• устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее уста¬новленным стандартам.
Стандарты состояния и функционирования системы уп¬равления разрабатываются в процессе организационного рег¬ламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.
Разработка организационных (административных) стандар¬тов включает в себя два основных этапа:
1) определение способов оценки установленных крите¬риев и разработка оценочных шкал;
2) расчет трудоемкости административного контроля, т. е. определение объема работы, которая должна быть выполне¬на для осуществления контрольных замеров.
В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели:
• количество выполненных операций;
• скорость выполнения конкретных операций;
• количество обработанной документации;
• затраты рабочего времени;
• качество управленческого труда (число ошибок);
• экономическая или социально-психологическая эффек¬тивность управленческого труда.
Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая об¬становка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких пока¬зателей обычно применяют методы экспертных оценок.
Оценка текущего состояния системы управления органи¬зации включает в себя сбор необходимой информации, а так¬же ее обобщение, обработку и анализ.
Сбор данных осуществляется посредством установле¬ния в ходе выполнения операции или процесса стратеги¬ческих контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объек¬тами административного контроля.
Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.
Устранение выявленных отклонений может осуществлять¬ся несколькими способами:
• модификацией целей;
• внесением изменений и корректив в плановые задания;
• реструктуризацией системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, пе¬реподготовкой кадров и т. д.).
Механизм административного контроля представляет со¬бой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.
Основными инструментами административного контро¬ля являются бюджетный контроль, управленческий (адми¬нистративный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.
Бюджетный контроль используется для получения исчер¬пывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выра¬жении основной план образования, распределения и исполь¬зования финансовых ресурсов организации.
Административный аудит представляет собой совокуп¬ность контрольных действий, позволяющих получить объек¬тивную и своевременную информацию о текущем состоя¬нии и функционировании системы управления организации.
Основными объектами административного аудита яв¬ляются:
• миссия, цели и задачи организации;
• законы и принципы формирования, развития и функци¬онирования организации;
• стратегии организации;
• функции организации;
• структура организации;
• технологии управления;
• внутренние и внешние коммуникации;
• управленческие решения;
• информационные технологии;
• системы документооборота.
Основные принципы административного аудита.
Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцен¬тировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.
Принцип соответствия требует, чтобы профессиона¬лизм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.
Принцип энциклопедичности предполагает, что в груп¬пе работников, составляющих аудиторское заключение, не¬обходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами.
Принцип полноты заключается в следующем: чем точ¬нее и достовернее требуется заключение о состоянии систе¬мы управления, тем больше ее элементов должно быть под-вержено контролю.
Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влия¬ние элементов системы управления.
Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам сис¬темы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего зак¬лючения.
Принцип стандартизации гласит, что за каждой фор¬мой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.
Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.
Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистичес¬кие данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.
В системе административного менеджмента ча¬сто применяются формализованные системы контроля, ког¬да четко разработаны методика составления доклада и по¬рядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.
• об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;
• о возможных причинах возникновения отклонения;
• об анализе последствий отклонения;
• о рекомендациях по устранению отклонения.
Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставля¬ют руководителю группы возможность быстро получить до¬стоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.
Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение ко¬торых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:
1) система контроля должна соответствовать целям, за¬дачам и планам организации;
2) система контроля должна быть понята и принята ру¬ководителями всех уровней управления организации;
3) система контроля должна быть экономична, т. е. обес¬печивать максимальную эффективность контрольных ме¬роприятий при минимальных затратах;
4) система контроля должна обеспечивать своевремен¬ное его осуществление;
5) система контроля должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;
4.2.7. Административный учет
Административный учет представляет собой систему ком¬плексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа.
В качестве предмета административного учета в наибо¬лее общем виде выступает совокупность всех объектов, уча¬ствующих в процессе управления деятельностью организа-ции. Объекты административного учета можно условно раз¬делить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресур¬сы организации. В состав второй группы входят все хозяй¬ственные процессы, протекающие внутри организации.
Производственными ресурсами организации являются:
¦ основные фонды (т. е. средства труда);
¦ нематериальные активы;
¦ материальные ресурсы (предметы труда).
К хозяйственным процессам, являющимся объектами ад¬министративного учета, относятся следующие виды деятель¬ности:
¦ снабженческо-заготовительная;
¦ производственная;
¦ финансово-сбытовая;
¦ организационная.
Методом административного учета называется вся сово¬купность различных приемов и способов, посредством при¬менения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной сис¬теме организации.
Метод управленческого учета включает в себя следую¬щие основные элементы:
¦ документирование;
¦ инвентаризацию;
¦ группировку и обобщение контрольных счетов;
¦ планирование;
¦ нормирование;
¦ лимитирование;
¦ контроль;
¦ анализ.
Основным источником информации для административ¬ного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:
¦ осуществлять оперативное планирование и контроль хода производства;
¦ увязывать задачи оперативного учета между собой и с задачами календарного планирования;
¦ осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;
¦ повысить эффективность складского учета.
Этим же целям служит и оперативный учет в организа¬ции.
Инвентаризация — это способ определения фактическо¬го состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.
Группировка и обобщение контрольных счетов является одним из способов административного учета, который позво¬ляет накапливать и систематизировать информацию об объек¬те по определенным признакам.
Главными признаками группировки объектов админист¬ративного учета являются:
¦ специфика производственной деятельности организации;
¦ технологическая и организационная структура пред¬приятия;
¦ организация управления;
¦ целевые функции системы управления.
Планирование составляет непрерывный замкнутый цик¬лический процесс, направленный на приведение в соответ¬ствие возможностей предприятия с условиями рынка. Оно неразрывно связано с решением будущих проблем органи¬зации и основано на использовании метода выбора альтер¬нативных управленческих решений общего и частного ха¬рактера.
Нормирование представляет собой процесс научного рас¬чета оптимальных норм и нормативов, направленный на обес¬печение эффективного использования всех видов ресурсов организации. Комплекс норм и нормативов, применяемых в конкретной организации, образует так называемое норма¬тивное хозяйство указанной организации
Лимитирование основано на системе норм запасов и зат¬рат материальных ресурсов и представляет собой первую ступень контроля за материальными издержками организа¬ции. Применительно к хозяйственной деятельности органи¬зации лимит — это норма расхода ресурсов на изготовление единицы продукции, закрепленная в технологической доку-ментации.
Контроль — завершающий этап планирования и анали¬за. На этом этапе периодически осуществляется фиксиро¬вание состояния объектов административного учета в за¬данные моменты времени. Основу системы контроля состав¬ляет обратная связь, дающая необходимую информацию для осуществления контрольной деятельности.
Практическая реализация административного учета осу¬ществляется на основе применения ряда основополагающих принципов, к числу которых относятся:
¦ Принцип непрерывности деятельности предприятия.
¦ Принцип использования единых для планирования и учета единиц измерения.
¦ Принцип оценки результатов деятельности структур¬ных подразделений предприятия.
¦ Принцип преемственности и многократного использования первичной и промежуточной информации в целях управления.
¦ Принцип формирования системы показателей внут¬ренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления.
¦ Принцип применения бюджетного (сметного) метода управления запасами и затратами.
¦ Принцип полноты и аналитичности, призванный обес¬печить наличие исчерпывающей информации об объектах административного учета.
¦ Принцип периодичности, позволяющий отражать про¬изводственный и коммерческий циклы предприятия, уста¬новленные учетной политикой.
Вышеперечисленные принципы определяют содержание основных функций административного учета, в число ко¬торых входят:
1. Обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления.
2. Формирование информации, необходимой для осуще¬ствления коммуникационных связей между уровнями уп¬равления и структурными подразделениями организации.
3. Оперативный контроль и оценка результатов деятель¬ности отдельных структурных подразделений и организации
в целом.
4. Перспективное планирование и координация разви¬тия предприятия в будущем на основе анализа фактичес¬ких результатов деятельности предприятия.
Основными показателями, характеризующими текущее состояние системы административного учета организации, являются объем информации, поставленные цели, критерии и средства достижения этих целей, состав основных эле¬ментов системы и характер их взаимодействия.
Систематический учет представляет собой финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по соста¬ву затрат, способам регистрации, идентификации и группи¬ровки.
В число элементов систематического учета входят:
1. Измерение и оценка затрат по приобретению и исполь¬зованию производственных ресурсов.
2. Контроль процессов снабжения, производства и реали¬зации в натуральных единицах измерения.
3. Группировка затрат по статьям расхода и элементам.
4. Внутренняя и внешняя отчетность.
В процессе проблемного учета формируется информация об экономической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства; о ценах и объемах реализации продукции; об управлении производственными запасами и рационализации расходования производственных ресурсов.
Данные проблемного учета используются в следующих целях:
¦ Планирование и прогнозирование затрат и доходов.
¦ Анализ расходов и доходов производства.
¦ Оценка деятельности отдельных структурных подраз¬делений и организации в целом по критерию величины зат¬рат и доходов.
¦ Принятие многовариантных управленческих решений в области производства и сбыта.
¦ Разработка моделей управления запасами и затратами.
По степени взаимосвязи между финансовым и управлен¬ческим учетом различают две системы административного учета: монистическую и автономную.
Монистическими являются интегрированные системы ад¬министративного учета, объединяющие систематический и проблемный учет на основе прямой и обратной связи счетов бухгалтерского учета.
Автономные системы административного учета образу¬ются в результате обособленного формирования систем сис¬тематического и проблемного учета. При этом связь между финансовым и управленческим учетом осуществляется по¬средством применения так называемых парных контрольных счетов одного и того же наименования.
В процессе функционирования системы частных затрат осуществляется отбор отдельных элементов затрат пря¬мого характера, которые включаются в себестоимость от¬дельных видов продукции. Затраты, определяемые таким способом, находятся в непосредственной зависимости от величины объема производства, поэтому их принято назы¬вать переменными затратами. Калькуляция переменных затрат включает в себя только производственные расхо-ды, связанные с выпуском определенных видов продукции.

Главная страница =>к оглавлению

сайт www.e-shpora.ru - шпаргалки онлайн